Волонтерство 2 уровень - Грузия

2. Планёрки: агенда, модерирование, подведение итогов

Агенда - это план встречи. Проработка агенды администратором и её последующее согласование с командой позволяют всем быть в курсе цели очередной планёрки и рассматриваемых на ней вопросах, что помогает членам команды настроиться на решение данных вопросов, подумать о них заранее и прийти на планёрку с готовыми идеями.

Также план встречи помогает сфокусироваться на критически важных вопросах, отсеяв не важные; проработать временные рамки встречи и временные рамки каждого вопроса, чтобы всё успеть и не «вылететь» по времени.

ПРИМЕР

Агенда 1-ой встречи команды лагерного служения (1 февраля 2017, 18.30-21.00):

1. еда, общение (18.30-18.50);

2. совместная молитва (18.50-19.00);

3. команда лагерного служения: роли и ответственности (19.00-19.25);

4. стратегия нашего лагерного служения на 1 год:

• выработка результата и цели лагерного служения на 1 год (19.25-19.40);
• выявление критически важных целей (19.40-20.00);
• выявление задач для достижения критически важных целей и заполнение диаграммы Ганта (20.00-20.30);
• выявление основных этапов и ключевых событий для достижения результата и построение тайм-лайна (20.30-20.50);

5. совместная молитва (20.50-21.00).

АЛГОРИТМ СОСТАВЛЕНИЯ АГЕНДЫ:

1. уточнить дату, время начала и окончания встречи;

2. связаться с лидером команды и вместе выявить все вопросы повестки дня, порядок их рассмотрения;

3. добавить к выявленным вопросам другие элементы встречи (совместная молитва, еда и общение и т.д.);

4. прописать временные рамки для каждого элемента / вопроса встречи, добавив в каждом случае 20% времени на риски;

5. отправить агенду команде для согласования и внести коррективы при наличии замечаний / предложений и т.д.

Рекомендации по модерированию планёрок:

1. «вести» по агенде (обозначать, какой вопрос мы решаем следующим, и планомерно вести команду к окончанию встречи) лучше тому, кто эту агенду составлял; пусть этот же человек будет записывать всю важную информацию на планёрке;

2. стоит в команде найти одного пунктуального человека, который будет следить за отсутствием «вылетов» по времени по каждому элементу агенды и напоминать о том, сколько времени осталось на рассмотрение обсуждаемого сейчас вопроса;

3. также стоит ещё одному члену команды делегировать ответственность следить за принятием решений по каждому обсуждаемому вопросу (часто на наших планёрках мы много обсуждаем, но гораздо меньше принимаем решения, что и как менять; поэтому отдельному организованному и строгому члену команды нужно постоянно напоминать команде о необходимости принять решение по обсуждаемому вопросу; эту функцию может взять на себя лидер команды);

4. (главное) после принятия каждого решения не забывайте уточнять, кто будет ответственным за его выполнение и к какому сроку всё будет выполнено (пусть это также фиксирует администратор).

 

Подведение итогов планёрки.

Чтобы всё важное, что было сказано / принято на планёрке не осталось просто на бумаге, администратору необходимо подвести итоги планёрки.

Прежде всего, администратор лагерного служения будет постоянно работать со следующими файлами:

1. диаграмма Ганта;

2. Action Plan;

3. календарь лагерного служения;

4. какой-либо документ или таблица, в котором будет собираться вся необходимая информация (результат и цель лагерного служения, критически важные цели; контакты команды и других связанных с вашим служением людей и т.д.).

Само подведение итогов планёрки – это внесение новой важной информации в эти файлы, их обновление. Например, на планёрке была принята новая задача, выявлены подзадачи, ответственные и дэдлайны. Всё это добавляется в диаграмму Ганта и Action Plan.